Introduzione
Cambiamenti nella creazione dei documenti
La legislazione sugli archivi d’impresa
Archivi d’Impresa
Archivi d’Impresa in formati particolari
Associazioni di Archivi d’Impresa
La formazione degli archivisti d’impresa
Letteratura riguardante gli archivi d’impresa
Introduzione
I più antichi archivi d’impresa finlandese ancora esistenti risalgono al sedicesimo secolo ma si tratta di casi eccezionali. Piccole ferriere, fabbriche di seghe e diversi tipi di botteghe di artigiani sono le più antiche attività industriali finlandesi, alcune delle quali sono poi cresciute e diventate grandi produzioni industriali.
L’industrializzazione moderna in Finlandia è iniziata verso la metà del diciannovesimo secolo quando molte delle restrizioni che soffocavano l’attività industriale furono rimosse. Fabbriche di seghe azionate dal vapore iniziarono ad essere fondate e quelle precedentemente azionate ad acqua furono modificate. Una crescente richiesta proveniente dall’estero fece sì che aumentasse la produzione di oggetti in ferro. Il metallo venne impiegato come materiale grezzo nella parte occidentale della Finlandia e nella regione dei laghi, mentre nella parte orientale si utilizzava la limnite.
La produzione di carta diede il via alla fondazione di numerose cartiere azionate con l’energia ricavata dai fiumi e molte di queste sono ancora oggi operative e, attraverso ripetute fusioni, sono cresciute e diventate imprese riconosciute a livello internazionale.
Inizialmente, queste fabbriche non erano altro che delle piccole aziende familiari. Alcune di queste crebbero gradualmente sino a divenire grandi aziende con differenti settori di attività. La necessità di massimizzare l’efficienza e di andare incontro al processo di globalizzazione, però, ha obbligato molti gruppi societari a cercare di rafforzarsi consolidando e incentrando la produzione su una linea principale di prodotti.
Il mercato finlandese ha fatto si che le imprese cercassero di crescere in ambito internazionale, talvolta lasciando che alcune imprese finlandesi fossero acquisite da industrie straniere. Il mondo dell’industria in Finlandia, infatti, ha sempre attuato politiche di libero mercato anche perché, in molti settori dell’industria, è quasi impossibile raggiungere l’autosufficienza.
Alcune imprese operano ancora nello stesso settore in cui hanno iniziato la loro attività 130-150 anni fa come il gruppo UPM-Kymmene e il gruppo Stora Enso che lavorano ancora oggi nell’industria del legname.
Ahlstrom Corporation ha invece cambiato la sua attività dalla lavorazione del legno a quella del metallo.
Nokia Corporation ha iniziato ad operare nell’industria cartiera, si è poi trasformata in un’industria di produzione di stivali di gomma e pneumatici fino a divenire produttrice di cavi e infine una compagnia di telefonia cellulare nota a livello globale.
Molte organizzazioni industriali iniziarono a condividere la crescente preoccupazione che non ci fosse nessun luogo in cui conservare gli archivi delle imprese fallite o che per qualche altra ragione non fossero in grado di prendersi cura del proprio archivio. Si sapeva che questo problema era piuttosto rilevante ma l’idea di conservare gli archivi d’impresa mancava del necessario supporto economico. L’Archivio Nazionale, gli archivi provinciali e alcune librerie e musei accettavano alcuni documenti d’impresa, ma solo quando venne modificata la legge sugli archivi di natura privata nel 1974, la raccolta, la preservazione, la concentrazione e la salvaguardia di questi archivi in depositi specializzati divenne possibile. L’ELKA (Archivio Centrale Finlandese per i Documenti d’Impresa) venne stabilito a Mikkeli nel 1981 e, da allora, vi sono stati trasferiti moltissimi documenti d’impresa qualora le imprese stesse non fossero in grado di conservarli. Non ci sono restrizioni nella legge archivistica finlandese a proposito della localizzazione degli archivi d’impresa, cosa che rende possibile, da parte dell’impresa donatrice, il trasferimento dei suoi documenti nell’Archivio Nazionale o in quelli provinciali. La legge poi non obbliga le imprese a conservare i documenti in via definitiva e quindi tale conservazione è a completa discrezione delle imprese stesse.
Cambiamenti nella creazione dei documenti
In Finlandia non c’è distinzione tra archivi storici e archivi correnti. Immediatamente dopo la loro creazione, i documenti sono soggetti alla regolamentazione archivistica che definisce il tempo e il luogo della loro conservazione, i permessi di utilizzo e problematiche simili.
Gli archivi d’impresa si sono modificati nel corso degli anni. Inizialmente erano collocati all’interno dell’impresa come parte delle sue prerogative, ma, con l’ampliamento dei settori di attività e con la creazione di filiali in Finlandia e all’estero, i documenti sono stati divisi tra l’amministrazione centrale e gli altri settori di attività.
Le sfide maggiori sono rappresentate oggi dai documenti elettronici e dai database delle imprese.
La conservazione di documenti in formato elettronico nella fase corrente e il loro trasferimento nell’ELKA o in altri archivi per una salvaguardia permanente rappresenta un serio problema poiché non tutti i file posso essere stampati su carta e si stanno quindi cercando delle soluzioni alternative.
Lo scopo di ripulire l’archivio è quello di lasciarvi in maniera permanente solo i documenti più importanti riguardanti l’impresa. A seconda dell’impresa presa in considerazione, la percentuale ottimale di documenti da conservare in forma permanente si attesta intorno al 15% anche se recentemente sono state fatte pressioni per ripulire ancora di più gli archivi, specie per ciò che riguarda i documenti recenti. Tutti gli archivi prodotti nel periodo fino agli anni venti sono conservati in via permanente così come sono.
La legislazione sugli archivi d’impresa
In Finlandia esiste una legislazione piuttosto severa riguardante la gestione dei documenti governativi e una legge, la Legge sugli Archivi (831/1994), che riguarda i documenti conservati in modo permanente.
La legge finanziaria obbliga le imprese a conservare i documenti finanziari per un tempo prescritto e la legislazione sugli archivi storici proibisce il trasferimento del patrimonio culturale finlandese con più di 50 anni di età al di fuori del paese senza ufficiale autorizzazione. Non ci sono obblighi di conservare un archivio, ma molte imprese hanno compreso l’obbligo morale di conservare la loro storia culturale che è parte del più ampio patrimonio culturale finlandese. Alcune informazioni riguardanti privati cittadini sono state conservate in via eccezionale per 50 anni ma tutti i registri riguardanti privati cittadini devono essere distrutti due mesi dopo il loro utilizzo effettivo.
In Finlandia, gli archivi privati costituiscono parte integrante della struttura archivistica nazionale. Lo stato ha scelto 12 settori privati di attività con rilevanza internazionale e gli archivi centrali di questi 12 settori ricevono aiuti economici statali. In particolare, per questi 12 settori è stata promulgata una legge che regola gli aiuti statali per gli archivi di natura privata (998/1974). Lo scopo di questa legge è di assicurare la salvaguardia del patrimonio culturale finlandese, includendovi anche le organizzazioni private restie o incapaci a conservare autonomamente un archivio. L’aiuto consiste nell’80% delle spese ragionevoli dell’archivio privato centrale. Queste spese ragionevoli sono stabilite dietro suggerimento dell’Archivio Nazionale all’interno della somma di denaro disponibile ogni anno. La legge si riferisce ad archivi d’impresa donati all’ELKA.
La legge inoltre assicura il futuro di questi archivi di rilevanza nazionale trasferiti all’interno dei 12 archivi privati centrali sebbene non presupponga che tutte le organizzazioni e le imprese debbano trasferirvi i loro documenti. Il trasferimento, infatti, deve sempre essere volontario.
Archivi d’Impresa
Gli archivi d’impresa sono conservati in luoghi differenti. I più importanti sono:
- ELKA (www.elka.fi)
- L’Archivio Nazionale (www.narc.fi)
- Gli Archivi Provinciali (www.narc.fi/ma)
- L’Associazione degli Archivi Privati (www.yksityisetkeskusarkistot.fi)
ELKA
A partire dal 1981, la raccolta di documenti d’impresa è stata concentrata nell’ELKA a Mikkeli. Questo è stato fondato come centro nazionale per la conservazione di documenti d’impresa e archivi di organizzazioni industriali, tra cui anche archivi privati di importanti personalità del mondo degli affari. In un paese delle dimensioni della Finlandia si decise che questa istituzione nazionale fosse mantenuta da una fondazione. Si sono avuti grossi vantaggi dalla concentrazione di tutti i documenti in un unico luogo. ELKA ha ricevuto approssimativamente un chilometro di documenti all’anno e, nel 2006, ne conteneva più di 19.
ELKA, in cooperazione con la città di Mikkeli e il suo Politecnico, ha costruito un deposito digitale in cui tutti i film, i video e il materiale fotografico minacciati da degrado viene conservato in forma digitale.
Le informazioni riguardanti il materiale conservato nell’ELKA, il catalogo dell’archivio e il database fotografico con più di 33000 fotografie si possono consultare sul sito web dell’archivio. Filmati e registrazioni audio sono state inviate da numerose imprese.
Archivi d’Impresa in formati particolari
In Finlandia, archivi e musei speciali sono stati stabiliti per documenti in formati particolari.
Questi includono documenti in formati particolari appartenenti ad archivi di imprese e organizzazioni, come fotografie, film e disegni. L’Archivio cinematografico finlandese (www.sea.fi) si è concentrato sulla conservazione di materiale filmico e il Museo Finlandese di Fotografia (www.fmp.fi) su quella del materiale fotografico. Anche il Comitato Nazionale di Antichità (www.nba.fi) contiene, all’interno della sua collezione fotografica, diverso materiale riguardante le imprese. Il Museo di Architettura Finlandese (www.mfa.fi) conserva progetti riguardanti fabbriche finlandesi e altri luoghi d’affari. Vi sono poi anche piccole collezioni di documenti d’impresa in archivi municipali, biblioteche e piccoli archivi locali.
ELKA cerca di operare in modo da rendere possibile la salvaguardia di tutti i formati particolari.
In questo modo, tutti i documenti riguardanti un’impresa possono essere concentrati in un unico luogo e non devono essere divisi tra differenti archivi in base al loro formato. Ciò rende i servizi per i clienti molto efficienti.
Associazioni di Archivi d’Impresa
In Finlandia esistono molte organizzazioni che sostengono gli archivi d’impresa. La Società degli Archivisti Finlandesi (www.arkistoyhdistys.fi) si concentra soprattutto sulla gestione degli archivi nella pubblica amministrazione ma supporta anche le gestione degli archivi privati. L’Associazione degli Archivi Municipali Finlandesi (www.kunnallisarkistoyhdistys.fi) si concentra principalmente sullo sviluppo degli archivi municipali. Il Talle Oy si è concentrato sui problemi archivistici delle società e lavora soprattutto per migliorare la microfilmatura dei documenti d’impresa. L’organizzazione di cooperazione più importante nella gestione degli archivi per le imprese è l’Associazione di Archivi d’Impresa Finlandese (www.liikearkistoyhdistys.fi) che opera per migliorare l’archiviazione d’impresa.
La formazione degli archivisti d’impresa
In Finlandia, l’Archivio Nazionale ha un diploma di duplice livello in archivistica: il primo livello è quello in comune per tutti i lavori in campo archivistico, mentre il secondo è indirizzato a persone in posizioni gestionali all’interno degli archivi. L’Università di Tampere ha una laurea di primo e una di secondo livello in studi riguardanti l’informazione tra cui studi archivistici. Il Politecnico di Mikkeli fornisce un’educazione di base offrendo corsi di archiviazione digitale e gestione delle conoscenze. Questo programma di studi viene portato avanti con la collaborazione dell’Archivio provinciale di Mikkeli e dell’ELKA.
L’Associazione di Archivi d’Impresa Finlandese organizza un corso esclusivamente per la formazione di archivisti d’impresa che si svolge ogni due anni. Il corso, che dura due settimane, è suddiviso in cinque parti e un esame finale e ha lo scopo di formare personale per la gestione documentale. L’Associazione di Archivi d’Impresa Finlandese organizza anche ogni anno brevi corsi e seminari su temi importanti per gli archivisti d’impresa.
In Finlandia operano anche molte organizzazioni private di istruzione che organizzano corsi in collaborazione con le associazioni archivistiche su temi all’ordine del giorno.
Letteratura riguardante gli archivi d’impresa
L’Associazione di Archivi d’Impresa Finlandese distribuisce informazioni scritte sugli archivi d’impresa attraverso la pubblicazione della rivista Faili per i soci che esce quattro volte all’anno. Un indice in inglese e alcune altre informazioni possono essere consultate sulla pagine principale del sito internet dell’Associazione.
Ulteriori informazioni sugli archivi e l’archivistica in generale si possono trovare sulla guida aggiornata ogni due anni pubblicata dall’Associazione di Archivi d’Impresa Finlandese. Questa guida fornisce informazioni riguardanti le modalità per la conservazione, l’impatto sugli archivi della legge finanziaria e delle altre leggi, le gestione di documenti elettronici e tutto ciò che concerne in generale la buona gestione degli archivi d’impresa.
L’Archivio Nazionale pubblica una rivista quadrimestrale Arkistoviesti che si occupa anch’essa di archivi d’impresa. Inoltre, l’Archivio Nazionale fornice una grande quantità di informazioni archivistiche riguardanti archivi privati tramite il suo sito internet.
Quasi tutte le guide e le brochure informative riguardanti le imprese sono nazionali o trattano di una specifica impresa. A livello regionale invece vi sono pochissime informazioni.
