Archivi & Computer: le applicazioni informatiche degli archivi d’impresa Recensione di Fabio Del Giudice

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L’ultimo numero di Archivi & Computer è dedicato al tema delle applicazioni informatiche all'interno degli archivi d'impresa. Coerentemente alla più recente impostazione della rivista si è cercato di riunire in un unico fascicolo alcune tre le più significative esperienze e sperimentazioni che hanno visto a vario titolo protagonisti gli archivi economici nel nostro Paese.
Nel corso degli anni precedenti (2005-06) sono state condivise insieme con Mariella Guercio e con gli altri componenti della redazione alcune riflessioni e sollecitazioni sulla situazione degli archivi d’impresa in Italia soffermandoci sulla loro storia recente, sulle evoluzioni organizzative e gestionali in corso di attuazione e sul grado di incertezza generale che tali cambiamenti portavano sulle possibilità di proseguire nella salvaguardia e nella valorizzazione di una porzione di fonti storiche di sicuro rilievo. Sembrava quindi arrivato il momento di investigare più approfonditamente sul grado di diffusione dei sistemi e delle applicazioni informatiche che risultavano più o meno note all’interno della comunità archivistica di riferimento: da questa ulteriore riflessione è nata l’iniziativa di uno specifico numero di Archivi & Computer.

Nel settembre 2006 è stato inviato un formale invito a collaborare alla realizzazione del numero della rivista ad un largo numero di colleghi, archivisti e collaboratori, rappresentativi di enti, fondazioni, associazioni, o responsabili di iniziative e di realizzazioni più o meno note nello specifico settore. Il tentativo era finalizzato a raccogliere contributi ed informazioni su di un numero di tematiche, volutamente ampio, relative a:

• raccogliere il maggior numero di testimonianze qualificate su quello che si stava facendo nelle principali organizzazioni all’interno degli archivi storici,
• avere notizie sulla diffusione ed il funzionamento dei software di descrizione archivistica adottati,
• segnalare l’eventuale presenza ed evoluzione di sistemi e strumenti per la gestione documentale (archivio corrente, quadri di conservazione/classificazione, acquisizione documentale e records management),
• segnalare e descrivere i processi di automazione e la diffusione di soluzioni basate sul digitale applicate sia alla documentazione storica che a quella corrente,
• conoscere più da vicino il grado di utilizzo che si fa della Rete negli archivi d’impresa, sia per diffondere informazioni di carattere generale sull'archivio, sia per rendere più efficacemente fruibili i classici prodotti della descrizione archivistica (guide, inventari, ecc.) che stanno sostituendo progressivamente gli equivalenti strumenti di tipo tradizionale, sia come offerta diretta di fonti primarie sul web come conseguenza delle prime campagne di digitalizzazione dei documenti originali,
• disporre di maggiori informazioni sulle realizzazioni e sull'evoluzione dei primi processi di smaterializazione con tutte le relative problematiche generate dal succedersi delle migrazioni dai formati originari a quelli scelti per la consultazione e per la conservazione a lungo termine,
• infine, anche l'outsourcing archivistico, in particolare quello relativo allo storage degli archivi informatici ed altre esperienze di esternalizzazione dei servizi di gestione documentale, poteva costituire ulteriore motivo di interesse.

 

L’auspicio era che queste ed eventuali altre problematiche venissero affrontate sia dal punto di vista del loro sviluppo storico che nei loro aspetti critici ed evolutivi dando conto anche delle difficoltà e degli ostacoli incontrati lungo il cammino delle rispettive realizzazioni.

A seguito di questa ampia indagine sono scaturiti i dieci saggi raccolti nel  fascicolo che rappresentano altrettanti contributi originali su situazioni in costante cambiamento.

Francesca Appiani e Francesca Lagostina del Museo Alessi raccontano nel loro articolo come all’interno di una realtà del tutto particolare ed in costante evoluzione come quella di un museo aziendale sia gradualmente emersa la necessità, inizialmente di carattere gestionale ma destinata sicuramente a rivelarsi assai utile per la specifica storia degli oggetti di design prodotti, di collegare e gestire in un unico ambiente informatico tutta una serie di informazioni relative al singolo oggetto ed alla sua storia. Da ciò è scaturito lo studio e la creazione di una specifica architettura in grado di raccogliere e di fare interagire tra loro informazioni sui progetti, sugli aspetti della produzione, sulla creazione dei cataloghi e la gestione museale degli oggetti. Il caso rappresenta anche un riuscito esempio di integrazione tra competenze di tipo culturale e conservativo con la realizzazione, interna alla struttura, di soluzioni di tipo informatico e gestionale.

Roberto Baglioni e Sara Piccolo per conto de La Fondiaria Assicurazioni hanno tracciato un breve profilo storico-istituzionale della società dalle sue lontane origini del 1879 fino alle vicende dei nostri tempi. Hanno poi puntualmente dato conto dell’attività di censimento e di riordinamento del patrimonio documentario del gruppo assicurativo e di come questo cammino sia organicamente inserito all’interno dei un apposito progetto di salvaguardia e di valorizzazione di tale patrimonio. Tra gli strumenti per raggiungere tali obiettivi si descrive la progettazione e la realizzazione di un software applicativo, illustrato per la prima volta, che contempla sia la gestione dei materiali del Museo aziendale che la documentazione storico-archivistica propriamente detta.

Stefano Batilocchi, Sergio Cardarelli e Daniela Colonna descrivono le applicazioni digitali e lo sviluppo informatico nell’Archivio storico della Banca d’Italia. Viene ripercorsa la storia che vede da molti anni la Banca d’Italia come istituzione all’avanguardia nella sperimentazione e nell’adozione di soluzioni tecnologiche applicate alla gestione documentale (la microfilmatura e i sistemi pre-Windows). Più di recente le scelte del passato hanno sostanzialmente trovato conferma e sono state riproposte in un nuovo ed impegnativo contesto sia tecnologico che organizzativo, caratterizzato da un radicale passaggio al digitale e con opzioni di tipo informatico indirizzate all’adozione di soluzioni fortemente personalizzate. L’insieme di queste scelte porterà gradualmente ad un diverso e più approfondito utilizzo del web come canale di accesso alle risorse disponibili, siano esse descrittive dell’archivio che delle fonti primarie digitalizzate che l’Istituto sta producendo, oramai da molti anni, con un proprio laboratorio di riproduzione ad alta specializzazione.

Elisabetta Bettio è un’archivista libero-professionista con una vasta esperienza maturata in alcuni tra i più significativi istituti archivistici nell’area toscana. Il suo intervento è centrato sulla propria esperienza personale di lavoro in situazioni diverse dove la qualità dell’applicativo utilizzato nel lavori di descrizione viene messa a dura, ma positiva prova, in alcuni punti focali del tradizionale lavoro dell’archivista. Questi aspetti riguardano l’approccio con la particolarità dei materiali documentari presenti in un archivio d’impresa, la gestione delle immagini, le delicate fasi delle migrazioni dei dati tra le diverse versioni del programma, la capacità del programma di aderire a diverse rappresentazioni virtuali dell’archivio e dei dati costruiti dal riordinatore.

Nel suo articolo Giovanni Bruno di Regesta ha ripercorso la costruzione del sistema informatico di gestione degli archivi storici dell’Enel a partire dal suo avvio nel 1997, negli anni dei primi importanti progetti di applicazione di tecnologie informatiche al lavoro archivistico nel nostro Paese. Partendo dalle differenti condizioni organizzative dei numerosi archivi storici territoriali dei vari compartimenti dell’Enel, vengono esposte le differenti necessità funzionali poste da queste condizioni che hanno portato a progettare particolari strumenti ed a creare non solo un’integrazione della documentazione ordinata con criteri molteplici nelle diverse organizzazioni d’archivio, ma anche funzionalità di accesso comune a strumenti inventariali che si basano su quella varietà di ordinamenti. La creazione di strumenti di corredo condivisi è finalizzata sia all’integrazione delle banche dati che alla trasversalità dell’accesso alla documentazione conservata in luoghi diversi. Da queste premesse scaturisce come prima iniziativa il progetto di integrazione delle banche dati delle immagini nonché il sito Enelikon, poi la successiva evoluzione nel progetto degli archivi digitali Enel finalizzati alla fruizione ed al riutilizzo di giacimenti documentari e informativi eterogenei e di diversa provenienza.

Barbara Costa e Guido Montanari si soffermano sul contributo dell’informatica all’interno dell’esperienza dell’Archivio storico di Banca Intesa. Il cammino parte dal 1998 con la scelta e la successiva personalizzazione di un sistema informativo integrato per gestire tutte le attività e i dati accumulati nei primi quindici anni di lavoro. Si procede poi attraverso la descrizione dell’architettura del sistema, passando attraverso le ripercussioni che il delicato processo di integrazione ha recentemente portato con la nascita del nuovo gruppo IntesaSanpaolo relativamente alla gestione della documentazione storica. Il sistema informatico si è rivelato un fondamentale supporto in questo difficile periodo di transizione, anche grazie ad alcune importanti funzionalità relative al Records Management ed alle schede più tecniche delle ricognizioni e del massimario di conservazione. Si è scelto di concentrare i dati delle varie banche in un unico nuovo sistema informativo, tenendoli separati per i diversi enti di provenienza e dal 2004 sono consultabili on line, all’interno del sito di Banca Intesa tutti gli inventari aperti al pubblico.

Mario De Luca Picione di IntesaSanpaolo e Susanna Oreffice di Memoria si sono soffermati rispettivamente sulle iniziative e le attività dell’Archivio storico dell’Istituto mobiliare italiano e sulla schedatura informatica delle operazioni di mutuo. In particolare si è dato conto delle recenti iniziative di salvaguardia e di valorizzazione dell’Archivio dell’IMI con la redazione di un’apposita Guida e con la prosecuzioni dei lavori di inventariazione. L’intervento di schedatura ha richiesto l’elaborazione di un programma informatico dedicato che permettesse di descrivere e contemplare l’ampia casistica derivante dalle varie tipologie dei finanziamenti, le cui caratteristiche sia tecniche che del tracciato descrittivo vengono nell’articolo ampiamente illustrate e commentate.

Fabio Del Giudice e Franco Liberati si sono occupati dell’evoluzione delle applicazioni informatiche all’interno dell’Archivio storico della Banca di Roma e delle più recenti realizzazioni nella digitalizzazione del patrimonio fotografico. Nella prima parte dell’articolo viene descritto il lungo cammino che parte dalla prime applicazioni dell’informatica alle attività di descrizione ed inventariazione, per passare al primo utilizzo del microfilm cui fa seguito la digitalizzazione diretta del materiale documentario. Viene inoltre ricordata la delicata fase della scelta del sistema di gestione delle descrizioni archivistiche, la sua personalizzazione e la più recente evoluzione in un sistema di gestione documentale comprendente altre importanti funzioni dell’attività di un Archivio storico. La digitalizzazione di una prima parte del patrimonio fotografico viene poi affrontata sia nei suoi aspetti di complessiva progettazione e di impostazione metodologica che di individuazione ed utilizzo del tipo dei metadati amministrativi e gestionali, nel relativo commento ed infine nella creazione sperimentale di più recenti formati utilizzabili sia per l’archiviazione che per la consultazione dei file delle immagini digitali.

Amedeo Lepore dell’Università di Bari presenta in anteprima la parte iniziale di un suo studio su archivi, fonti elettroniche e business history. Si tratta di una ampia rielaborazione ed arricchimento di una recente relazione presentata al Convegno di Studi “Archivi d’impresa: stato dell’arte e controversie” svoltosi a Spoleto l’11 novembre 2006, promosso dalla Società Italiana degli Storici dell’Economia (SISE) in collaborazione con l’Istituto per la Cultura e la Storia d’Impresa “Franco Momigliano” (ICSIM). Il saggio si articola in tre parti: la prima, più propriamente teorica, riguarda i metodi dello storico per l’approccio alle fonti elettroniche per gli archivi d’impresa nello sconfinato territorio della Rete; la seconda parte riguarda la storia d’impresa con l’impiego delle fonti elettroniche che comportano un’opera di selezione, valutazione, interpretazione ed esegesi della documentazione e delle risorse digitali, del tutto inedita; infine, la terza parte, è relativa all’inizio della ricerca sul web e contiene una prima classificazione delle fonti elettroniche per gli archivi e la storia d’impresa basata su di un impianto gerarchico, attraverso l’elaborazione di una base di dati, cui seguirà una vera e vera e propria catalogazione sitografica.

L’articolo di Chiara Mani della Fondazione Piaggio riguarda le applicazioni informatiche presso l’Archivio storico Piaggio. Nella prima parte l’autrice descrive sinteticamente la consistenza e le caratteristiche dei principali nuclei documentali che compongono l’Archivio e si sofferma sulle vicende che hanno portato alla sua costituzione; segue il resoconto delle prime attività di descrizione archivistica informatizzata con l’utilizzo di un primo applicativo e l’avvio della digitalizzazione dei disegni e dei prototipi le cui riproduzioni sono state poi utilizzate per alcune importanti circostanze celebrative in occasione dei sessanta anni della Vespa. Si da conto poi della prosecuzione dell’attività di scansione che porta alla creazione di un fondo cd. digitale interessando anche i materiali del fondo cartaceo e di quello iconografico. Più di recente si sta operando la migrazione delle descrizioni archivistiche dal primo programma ad un software specializzato per gli archivi. Nel nuovo ambiente sarà possibile collegare informazioni di diverso genere, visualizzare la struttura gerarchica dei vari fondi, rendere accessibili i dati su Internet, favorendo anche l’interazione tra Museo aziendale ed Archivio e, infine, realizzare la pubblicazione dell’inventario e della guida analitica dell’Archivio storico Piaggio.

In linea generale, se fino a qualche tempo fa la situazione complessiva degli archivi d’impresa (e di quella degli operatori economici più in generale) e degli archivisti nelle imprese mostrava segnali di mutamento e di vivacità, da qualche tempo a questa parte ritengo che questo ottimismo di fondo vada realisticamente ridimensionato. Gli enti che hanno concretamente allestito strutture per la conservazione e la valorizzazione della documentazione storica sono ancora troppo pochi rispetto al un panorama numericamente assai numeroso (le grandi banche, alcune imprese industriali ed assicurative, le fondazioni collegate al territorio). Anche gli archivisti in servizio nelle organizzazioni esistenti sono in numero insufficiente e sempre più spesso gli enti fanno ricorso all’esternalizzazione di alcune importanti funzioni.

In secondo luogo devo poi riferire della grande difficoltà che ho incontrato nel coinvolgere un numero maggiore di colleghi ad assumersi la responsabilità di portare avanti l’impegno di riferire della propria esperienza nel settore delle applicazioni informatiche. Rispetto al numero dei contatti ed al raggio dell’indagine proposta sono venute meno alcune figure importanti nel panorama degli archivi d’impresa. Alcuni archivisti non hanno aderito perché impegnati in pressanti attività di valorizzazione, altri per l’impossibilità di dedicarsi alla stesura di un articolo in quanto particolarmente oberati dall’attività ordinaria, altri infine per la non particolare rilevanza attribuita alla propria esperienza. L’occasione di questa indagine ha poi messo in rilievo, anche per buona parte di quelle strutture che non hanno inviato un loro contributo scritto, che l’informatizzazione negli archivi d’impresa ha spesso coinciso con l’utilizzo di pacchetti software generalisti, per lo più adattati alle esigenze proprie della descrizione e della gestione documentale. In compenso però, laddove le strutture archivistiche consolidavano la loro presenza nelle rispettive organizzazioni aziendali e nel sociale, si affacciava quasi naturalmente l’esigenza di studiare soluzioni ad hoc, sia con la personalizzazione dei sistemi in uso, sia, ma più di rado, avviando una ricerca sul mercato delle soluzioni informatiche indirizzate agli archivi storici.

Un'altra considerazione riguarda poi la scarsa integrazione delle soluzioni informatiche presenti negli archivi storici con quelle adottate in altri segmenti della gestione documentale aziendale; in alcun casi, tuttavia, soprattutto dove è presente un Museo aziendale, le soluzioni informatiche tendono a comprendere ed integrare le esigenze gestionali di entrambe le strutture.
In sostanza, il problema del differente grado di diffusione e di consolidamento delle soluzioni informatiche per la gestione degli archivi storici, è direttamente collegato con quello più generale del grado di integrazione dell’archivio sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione aziendale. In quelle realtà dove risulta esistere una solida consapevolezza dell’importanza e della funzione dell’archivio storico non solo interna al soggetto che lo ha prodotto o che lo ha in gestione, ma anche per il radicamento sociale e culturale che quell’istituto ha sviluppato con il territorio circostante, in quei casi spesso maturano anche scelte coraggiose e innovative per quanto riguarda le applicazioni informatiche destinate poi ad incontrare anche il favore degli utenti dell’archivio. La scelta, la progettazione e l’adozione di sistemi di descrizione e di gestione documentale comporta da parte degli archivisti un alto grado di specializzazione professionale ed una forte spinta motivazionale al miglioramento delle prestazioni lavorative senza le quali si rischia di sprecare tempo e risorse preziose.

L’insieme di queste considerazioni porta a concludere che le soluzioni di maggior rilievo si riscontrano in prevalenza all’interno di organizzazioni che sono in possesso dei requisiti qui indicati; la preparazione e la motivazione professionale del personale, unita alla continuità nell’azione amministrativa e nella disponibilità di risorse e ad un adeguato inquadramento nell’organigramma aziendale rispondente alla funzione esercitata rappresentano a nostro avviso gli elementi principali per il conseguimento degli obiettivi maggiormente ambiziosi e funzionali alla nuove esigenze della ricerca e della gestione documentale.